REGULAMIN UCZESTNICTWA W IMPREZACH ORGANIZOWANYCH PRZEZ
ADMINISTRACJA I ZARZĄDZANIE, ObGynAcademy- Eksperckie Szkolenia Medyczne
Postanowienia Ogólne
§1
Słownik definicji
Na potrzeby niniejszego regulaminu ustala się następujące znaczenie terminów:
1) Impreza – wydarzenie o charakterze naukowo-szkoleniowym, społecznym, edukacyjnym,
dydaktycznym, warsztatowym, organizowane w ramach prowadzonej przez ObGynAcademy- Eksperckie Szkolenia Medyczne działalności gospodarczej samodzielnie lub jako
współorganizatora na podstawie zawartych umów lub porozumień, niezależnie od jego nazwy.
Imprezy mają charakter zamknięty – są przeznaczone dla określonego grona zarejestrowanych
uczestników.
2) Uczestnictwo w imprezie – odpłatne lub nieodpłatne umożliwienie udziału w części naukowo-
szkoleniowej, dydaktycznej, warsztatowej, edukacyjnej, publicystycznej itp.
3) Uczestnik imprezy – osoba, która dokonała rejestracji, wniosła opłatę oraz potwierdziła swoją
obecność w punkcie rejestracji podczas imprezy.
4) Pakiet konferencyjny – pakiet świadczeń na rzecz uczestnika imprezy.
5) Umowa uczestnictwa w imprezie – umowa zawarta z uczestnikiem na udział w imprezie,
korzystanie z pakietu konferencyjnego, której integralną częścią jest niniejszy regulamin.
6) Uczestnik VIP – uczestnik imprezy posiadający status VIP na podstawie specjalnego
zaproszenia ObGynAcademy- Eksperckie Szkolenia Medyczne
7) Limitowany dostęp – ograniczony dostęp do powierzchni wystawienniczych w czasie trwania
imprezy. W szczególności dotyczy to dostępu do ekspozycji wystawienniczych firm
farmaceutycznych lub medyczno-sprzętowych.
8) Organizator – na potrzeby niniejszego regulaminu – ObGynAcademy- Eksperckie Szkolenia Medyczne – niezależnie od tego, czy jest samodzielnym organizatorem imprezy czy występuje jako współorganizator na podstawie zawartych umów lub porozumień.
9) Aktualne informacje o imprezie – Organizator informuje, iż wszelkie aktualne dane dotyczące
organizowanych imprez dostępne są na stronie internetowej www.obgyn.com.pl lub pod nr
telefonu +48 600 500 850
10) Przepisy prawne – przepisy powszechnie obowiązujące na terenie Rzeczypospolitej Polskiej, w
tym przepisy porozumień, konwencji i umów, jakich jest sygnatariuszem.
§2
Zasady udziału w Imprezie
Warunkami uczestnictwa w Imprezie (zawarcia Umowy na uczestnictwo) są:
a) rejestracja uczestnictwa w Imprezie,
b) uiszczenie opłaty w wysokości i terminie podanym przez Organizatora,
c) potwierdzenie swojego uczestnictwa w recepcji Imprezy.
1 Nie dotyczy imprez bezpłatnych
§3
Sposoby i warunki rejestracji
1) Osoba zainteresowana uczestnictwem w Imprezie może dokonać rejestracji poprzez:
a) rejestrację w Internetowym Serwisie Rejestracyjnym pod adresem www.obgyn.com.pl
2) Warunkiem rejestracji jest wypełnienie danych obowiązkowych, oraz akceptacja niniejszego
regulaminu.
3) Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody spowodowane podaniem błędnych lub
nieprawdziwych danych przez Uczestnika. W szczególności Uczestnik nie może podnosić, iż nie
został należycie powiadomiony o zmianach w Imprezie, jeśli dane podane w formularzu
rejestracyjnym uniemożliwiały z nim kontakt.
4) Organizator ma prawo odmówić przyjęcia rejestracji nadesłanej w formie faksu lub e-maila lub za
pośrednictwem Internetowego Systemu Rejestracyjnego jeśli w zgłoszeniu będzie brakowało
niezbędnych danych wymienionych w przypisie 3. i 4. lub będą one nieczytelne. Organizator nie
ma obowiązku kontaktowania się z osobą zgłaszającą uczestnictwo celem uzupełnienia danych.
5) Organizator zastrzega sobie prawo do zamknięcia rejestracji na Imprezę w każdym czasie bez
podania przyczyny.
§4
Wnoszenie opłat za uczestnictwo
1) Organizator przyjmuje wpłaty od zarejestrowanych Uczestników w formie:
a) przelewu bankowego,
2) Uczestnik Imprezy zobowiązany jest do umieszczenia w tytule przelewu danych umożliwiających
jego identyfikację oraz identyfikację Imprezy
3) Organizator nie ponosi odpowiedzialności, jeśli opis przelewu nie umożliwia identyfikacji
Uczestnika lub Imprezy.
4) Uczestnik Imprezy zobowiązany jest mieć przy sobie dowód wniesienia opłaty za uczestnictwo i w
razie wątpliwości okazać go w recepcji Imprezy do którego zachodzą zastrzeżenia określone w pkt 2. i 3.
5) Organizator ma prawo odmówić wstępu na Imprezę osobie okazującej dowód wpłaty,
6) Po uiszczeniu opłaty przez Uczestnika Organizator Imprezy wystawi fakturę zaliczkową lub w
terminie 7 dni od daty wpłynięcia opłaty kursowej na rachunek Organizatora.
Faktura końcowa / zostanie wystawiona na wniosek Uczestnika w ciągu 7 dni od daty zakończenia Imprezy.
7) W ramach wnoszonej opłaty Uczestnikowi przysługuje prawo do pakietu konferencyjnego.
Informacje o zakresie pakietu konferencyjnego są dostępne w ramach aktualnych informacji o
Imprezie.
8) Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany zakresu pakietu konferencyjnego oraz
wprowadzania zmian w planie Imprezy.
9) W przypadku zajścia sytuacji określonej w pkt 8. Organizator kontaktuje się z Uczestnikami i może
zaproponować:
a) dopłatę,
b) upust od opłaty za uczestnictwo.
10) O ile Uczestnik nie wyrazi sprzeciwu na dopłatę/upust, uznaje się, że jest to jednoznaczne z
akceptacją nowych warunków uczestnictwa w Imprezie.
11) Jeśli świadczenie na rzecz Uczestnika związane jest z kolejnością wnoszonych opłat za
uczestnictwo, decyduje data wpływu środków na rachunek Organizatora. Opłaty, które wpłyną po
wyznaczonej dacie pomimo ich wcześniejszego nadania, uznawane są za wpłaty po terminie.
§5
Materiały informacyjne, sposób komunikacji
1) 2) Wszelkie materiały drukowane, w tym plakaty, ulotki i e-maile dotyczące Imprezy, oraz inne formy
kontaktu mają jedynie charakter informacyjny – zawarte w nich informacje mogą ulec zmianie i nie
stanowią one oferty w rozumieniu Kodeksu cywilnego.
Aktualną ofertę handlową (w tym cennik) dotyczącą Imprezy można uzyskać wyłącznie na stronie
internetowej www.obgyn.com.pl oraz telefonicznie pod nr +48 600 500 850
§6
Zmiany w ramach Imprezy
1) Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w Imprezie. W szczególności zmiany mogą dotyczyć:
a) miejsca konferencji,
b) czasu trwania,
c) pakietu konferencyjnego,
d) planu merytorycznego Imprezy.
2) W przypadku zajścia okoliczności określonych w pkt 1. Organizator poinformuje o tym
zarejestrowanych Uczestników z zastrzeżeniem §4.
3) Poinformowanie o zmianach nastąpi poprzez:
a) wysłanie informacji e-mailem lub
b) SMS-em, lub
c) powiadomienie telefoniczne, na adresy i numery telefonów podane przez Uczestnika podczas
rejestracji,
d) zamieszczenie odpowiedniej informacji na stronie internetowej Imprezy. 4. Organizator nie
pokrywa utraconych korzyści ani kosztów, jakie Uczestnik poniósł w związku ze zmianami
opisanymi powyżej.
§ 7
Odwołanie Imprezy
1) Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania Imprezy w każdym czasie bez podania przyczyny.
2) W przypadku zajścia okoliczności określonych w pkt 1. Organizator poinformuje o tym
zarejestrowanych Uczestników.
3) Poinformowanie o zmianach nastąpi poprzez:
a) wysłanie informacji e-mailem lub SMS-em, lub
b) powiadomienie telefoniczne, na adresy i numery telefonów podane przez Uczestnika podczas
rejestracji,
c) zamieszczenie odpowiedniej informacji na stronie internetowej Imprezy
4) Organizator nie pokrywa utraconych korzyści ani kosztów, jakie Uczestnik poniósł w związku ze
zmianami opisanymi powyżej.
5) Organizator zwróci Uczestnikom wniesione opłaty za Uczestnictwo ciągu 30 dni od dnia podjęcia
decyzji o odwołaniu konferencji.
§8
Rezygnacja z uczestnictwa w Imprezie
1) 2) Uczestnik może zrezygnować z uczestnictwa w Imprezie.
Rezygnacja Uczestnika z udziału w Imprezie musi być dokonana w formie pisemnej- e-mail na min 30 dni przed datą Imprezy
3) Wpłacone środki zostaną zwrócone Uczestnikowi na konto przelewem lub przekazem pocztowym
w ciągu 14 dni od dnia, w którym Organizator otrzymał informację o rezygnacji.
4) W przypadku rezygnacji Uczestnika, jeśli nie wnikała ona ze zmian określonych w §6 lub §7,
Organizator pobierze 20-procentową opłatę manipulacyjną, którą ma prawo potrącić z
wniesionych przez Uczestnika środków.
5) W przypadku jeśli rezygnacja Uczestnika nastąpiła na mniej niż 30 dni przed Imprezą Organizator
nie zwraca wniesionych opłat.
§9
Zasady organizacyjne podczas Imprezy
1) Poniższe zasady dotyczą zachowania się Uczestników w trakcie trwania Imprezy, w tym również
odpłatnych imprez towarzyszących nieobjętych pakietem konferencyjnym.
2) W trakcie udziału w Imprezie Uczestnik jest zobowiązany do:
a) b) stosowania się do poleceń porządkowych personelu Organizatora,
stosowania się do poleceń służb porządkowych zabezpieczających Imprezę,
c) przestrzegania przepisów przeciwpożarowych obowiązujących w miejscu Imprezy, imprez
towarzyszących
d) stosowania się do zakazu wnoszenia na teren Imprezy alkoholu,
e) palenia tytoniu wyłącznie w miejscach do tego wyznaczonych i stosownie oznakowanych,
f) stosowania się do zakazu uczestnictwa w Imprezie pod wpływem środków lub leków
odurzających,
g) zachowywania się w sposób zgodny z zasadami współżycia społecznego, w sposób
nieutrudniający uczestnictwa w Imprezie i miejscu zakwaterowania innym osobom,
h) stosowania się do całkowitego zakazu utrwalania w jakiejkolwiek formie i jakimikolwiek
środkami zapisu treści konferencji, chyba że otrzymał stosowną pisemną zgodę Organizatora,
i) stosowania się do przestrzegania praw autorskich wykładowców,
j) posiadania i noszenia w widocznym miejscu identyfikatora w trakcie trwania Imprezy.
3) Organizator zastrzega sobie prawo do usunięcia z Imprezy Uczestników naruszających zasady
zachowania określone w pkt 2.
4) Uczestnik usunięty z Imprezy zgodnie z pkt 3. traci prawo do kontynuowania uczestnictwa w
Imprezie bez odszkodowania, a wniesiona opłata nie ulega zwrotowi.
5) Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia
zarówno na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Imprezą,
jak również w miejscach zakwaterowania.
6) Uczestnicy ponoszą pełną odpłatność za parkingi hotelowe i miejsca postojowe przed miejscami
Imprez.
7) Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które zostaną zgubione,
zniszczone, pozostawione lub skradzione podczas Imprezy.
8) Organizator ponadto zastrzega sobie prawo do:
a) usunięcia z Imprezy Uczestników nieposiadających identyfikatorów,
b) wydzielenia w trakcie trwania Imprezy obszaru z limitowanym dostępem dla określonej grupy
Uczestników,
c) niewydawania zgubionych kuponów uprawniających do świadczeń socjalnych w ramach
pakietu konferencyjnego.
9) Każdy Uczestnik ma obowiązek niezwłocznie powiadomić pracowników Organizatora o sytuacjach
mogących stwarzać zagrożenie dla życia lub zdrowia innych Uczestników.
10) Uczestnik obecny na Imprezie ma prawo do certyfikatu uczestnictwa. Są one wydawane na
zakończenie Imprezy. Organizator nie ma obowiązku dosyłania certyfikatów pocztą po Imprezie.
11) W stosunku do Uczestników mogą być wydawane poświadczenia otrzymania punktów
edukacyjnych lub innych uprawnień zawodowych nadawanych na podstawie odrębnych
przepisów.
§10
Promocje
1) 2) 3) 4) 5) Organizator zastrzega sobie prawo do ograniczonych w czasie akcji promocyjnych Imprez.
Akcje promocyjne mogą polegać w szczególności na stosowaniu upustów, rabatów, uczestnictwa
w imprezach dodatkowych lub odpłatności za ograniczony dostęp w imprezie, konkursów itp.
Uczestnicy, którzy dokonali rejestracji i wnieśli opłatę za uczestnictwo przed akcją promocyjną, nie
mogą domagać się zwrotu całości lub części wniesionych opłat za uczestnictwo z uwagi na
prowadzoną przez Organizatora akcję promocyjną.
Jeśli udział w promocji limitowany jest kolejnością zgłoszeń i wniesieniem opłaty za uczestnictwo,
decyduje data wpływu opłaty na konto Organizatora.
Organizator może dowolnie nadawać i określać Uczestnikom status Uczestnika VIP.
§11
Reklamacje
1) Wszelkie zastrzeżenia Uczestników Imprezy wobec Organizatora powinny być zgłaszane w formie
pisemnej, listem poleconym za potwierdzeniem odbioru, na adres siedziby Organizatora nie
później niż 7 dni od dnia zakończenia Konferencji. Po upływie tego terminu reklamacje nie będą
rozpatrywane.
2) Reklamacja jest rozpatrywana w terminie 30 dni od dnia otrzymania.
3) Uczestnik zostanie powiadomiony o uznaniu lub odrzuceniu reklamacji pisemnie, na adres
wskazany w zgłoszeniu rejestracyjnym.
§12
Postanowienia końcowe
1) Wszelkie spory mogące wyniknąć z uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane przez sąd
właściwy dla siedziby Organizatora.
2) W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu
cywilnego.
3) Udostępnione przez Uczestnika dane osobowe są gromadzone i przetwarzane zgodnie z Ustawą o
ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 roku (Dz.U. 133 z dnia 29 października 1997
r., poz. 833). Administratorem baz danych jest ADMINISTRACJA I ZARZĄDZANIE, ObGyn Academy- Eksperckie Szkolenia Medyczne z siedzibą weWrocławiu, ul. Saperów 17/24, 530151 Wrocław
4) Uczestnikowi przysługuje prawo wglądu i prawo do wykreślenia udostępnionych danych
osobowych. Uczestnik zgłasza swoją wolę listem poleconym wysłanym na adres Organizatora.
5) Imprezy organizowane na podstawie niniejszego regulaminu mają charakter zamknięty i nie
stanowią imprez masowych w rozumieniu Ustawy z dnia 23 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz.U. 2009 nr 62, poz. 504), chyba że jednoznacznie wynika to z oferty
handlowej i jest pisemnie potwierdzone w ofercie.
6) Organizator ma prawo zmiany postanowień niniejszego Regulaminu. Zmiany wchodzą w życie od
dnia ich zamieszczenia na stronie internetowej www.medicaexpert.pl. Uczestnik ma prawo do
odstąpienia od umowy z uwagi na zmianę w regulaminie w terminie 7 dni od dnia publikacji zmiany
lub tekstu jednolitego Regulaminu.
7) Wszelka korespondencja z Uczestnikiem w ramach realizacji niniejszej umowy będzie prowadzona
na adres/dane teleadresowe podane w zgłoszeniu rejestracyjnym.
8) Uczestnik zobowiązany jest do bieżącej aktualizacji danych teleadresowych pod rygorem utraty
roszczenia.
9) Organizator nie ponosi odpowiedzialności za niemożliwość dostarczenia korespondencji do
Uczestnika z uwagi na błędne/niepełne dane teleadresowe.
10) Domniemywa się, iż list wysłany pod ostatni znany Organizatorowi adres Uczestnika jest skutecznie
doręczony po upływie 14 dni od dnia nadania.
11) Niedochowanie przez Uczestnika formy korespondencji skutkuje jej nieważnością względem Organizatora
Wrocław, 1 września 2023